По времени выплат кредиторскую задолженность подразделяют на два вида: краткосрочную (срок до 1 года) и долгосрочную (срок от 1 года). Краткосрочная задолженность наиболее распространена.
Появиться она может и неожиданно — например, если предприятие задолжало выплаты зарплат или не смогло по каким-то причинам выполнить услуги. Быстрая уплата долгов без просрочки свидетельствует о здоровой экономической ситуации на предприятии и его эффективности.
Долгосрочную же оформляют чаще всего с проверенными, знакомыми фирмами. Иногда она может свидетельствовать о том, что дела у компании идут довольно плохо. Все долги должны быть отражены в бухгалтерском отчете по отдельности.
Кредиторская задолженность также подразделяется по типу услуг и выплат. Вот перечень самых распространенных:
- услуги, которые уже были оплачены (полностью или нет — значения не имеет), но которые фирма еще не успела предоставить;
- сама фирма должна отдать деньги за предоставленные ей товары и услуги;
- сотрудникам компании еще не перечислили зарплату;
- учредителям начислили деньги, но еще не перевели их;
- долги по уплате налогов и других отчислений в какие-либо предприятия и фонды;
- долги перед другими фирмами и предприятиями;
- любые другие задолженности перед сотрудниками и другими фирмами.
В соглашении прописаны сроки возвращения денег или услуг, злостная просрочка по долгам может привести к штрафам. В некоторых случаях срок исполнения обязательств установлен на законодательном уровне — например, если речь идет о зарплатах сотрудников или уплате налогов.
В отчете кредиторская задолженность относится к пассиву. Лучшая для компании ситуация — это когда кредиторская задолженность (привлечение сторонних активов и денежных выплат) соразмерна с дебиторской, т.е., когда у фирмы есть свои должники. Тогда одни долги покрывают другие.
В каких случаях задолженность можно списать
Если выплатить долги сложно, то для компании лучшим выходом может быть их списание. Это можно сделать только в определенных ситуациях:
- кредитор в течении трех лет не потребовал исполнения соглашения, не обращался в суд и не предпринимал каких-либо других активных действий;
- фирма-должник обанкротилась;
- кредитор сам обанкротился или, если речь идет о физическом лице, умер;
- любые другие непредвиденные обстоятельства, которые мешают выплате (индивидуальные ситуации).
Если кредитор по истечении срока не потребовал исполнения обязательств, то полученный от списания долга доход, который называют внереализационным, все равно должен быть отражен в отчете. Также фирма может столкнуться со штрафами, пенями и повышенным налогом на прибыль.
Но самые неприятные долги для компании — те, у которых сроки на погашение прописаны на законодательном уровне. Например, это может быть ситуация, когда компания несколько месяцев не может выплатить зарплаты. Злостное уклонение от уплаты задолженности может привести к банкротству и ликвидации фирмы.
В качестве наказания могут применяться также штрафы, принудительные работы, аресты и заключение в тюрьму.
Чтобы грамотно списать просроченную задолженность, необходимо подготовить ряд документов для налоговой службы, которая, скорее всего, заинтересуется данным действием.
Нужно инвентаризировать задолженность, чтобы появились основания для ее списания, которые, в свою очередь, отражаются в соответствующем документе.
После этого создается акт отчетов инвентаризации с другими кредиторами и дебиторами. Бухгалтер составляет справку, где указывается, когда образовалась задолженность, ее сумма, дата просрочки, срок уплаты.
После этого руководитель подписывает соответствующий приказ о списании задолженности, где должны быть ссылки на справки и бумаги, подтверждающие основание для списания.
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.
Список кредиторов
Для мониторинга кредиторской задолженности можно использовать список кредиторов. Это таблица, в которой перечислены кредиторы, размер долга и срок уплаты. Вести ее можно так, как удобно предпринимателю. Ее цель — собрать все данные о кредиторах в одном месте и напоминать собственнику об обязательствах.
Недостаток этой таблицы — она не показывает, будут ли 20 марта у компании деньги на оплату поставщику, а 25 апреля — на уплату налогов. С этим может помочь платежный календарь.
Платежный календарь
Платежный календарь — это перечень предстоящих платежей и поступлений с разбивкой по датам. Этот инструмент показывает кому, когда и сколько нужно заплатить. Плюс в нем отражены возможные поступления средств.
С его помощью собственник может увидеть, сколько денег нужно компании для погашения текущих обязательств. Календарь также помогает компании прогнозировать кассовые разрывы, чтобы вовремя принять меры: попросить клиентов заплатить пораньше или договориться о переносе платежа с поставщиками.
Платежный календарь можно вести даже в обычном блокноте, но ПланФакт значительно облегчает этот процесс.
Марина Шершнева, генеральный директор «АудитКонсалт»:
«Управление кредиторской задолженностью в компании можно разделить на четыре основных процесса:
1. Учет кредиторской задолженности и ее анализ.
2. Оплата задолженности с учетом возможных штрафов и пеней.
3. Переговоры по переносу выплат, если компания не может выполнить свои обязательства.
4. Списание кредиторской задолженности, если компании простили долг или компания-кредитор ликвидирована»
Коэффициент оборачиваемости
Показывает, сколько оборотов успевает сделать кредиторская задолженность за период. Рассчитывается как отношение выручки к среднему размеру кредиторской задолженности.
Выручка — это деньги, полученные компанией от основной деятельности: продажи товаров и оказания услуг.
Коэффициент оборачиваемости КЗ = Выручка : Кредиторская задолженность (ср)
Кредиторская задолженность (ср) = (КЗ на начало периода + КЗ на конец периода) : 2
Длительность оборота = Период : Коэффициент оборачиваемости
Рассчитать можно как оборачиваемость в целом по бизнесу, так и по конкретному поставщику.
Пример
У компании «Дельта» размер кредиторской задолженности на начало года — 100 000 рублей, на конец года — 60 000 рублей, выручка — 800 000 рублей.
Кредиторская задолженность (ср) = (100 000 + 60 000) : 2 = 80 000 (руб.)
Коэффициент оборачиваемости = 800 000 : 80 000 = 10 (раз)
Длительность оборота = 365 : 10 ≈ 37 (дней)
Показатели оборачиваемости кредиторской задолженности не имеют какой-то нормы, их нужно отслеживать в динамике. Увеличение коэффициента оборачиваемости говорит о том, что компания быстрее платит кредиторам. Уменьшение коэффициента показывает как сложности с оплатой обязательств, так и то, что компании удается договориться о большей отсрочке или увеличить предоплаты от клиентов.
По срокам погашения
Классификация по срокам погашения показывает, когда долг перед вашей компанией должен быть закрыт. Тут дебиторка может быть:
- Краткосрочной – установленный срок погашения не превышает 12 месяцев.
- Долгосрочной – должна быть погашена более, чем через год.
По состоянию обязательства
В этой группировке речь идет о том, выплатил ли контрагент долг в установленные сроки или нет.
- Нормальная – срок погашения дебиторской задолженности еще не подошел.
- Просроченная – установленные даты оплаты прошли, но деньги уплачены не были.
Вы отгрузили партию стульев мебельному магазину, прописав в договоре условия – внести деньги за товар до 12 марта 2024 года. До этой даты дебиторка будет нормальной, а начиная с 13 марта – просроченной.
По типу должника
Из определения дебиторской задолженности понятно, что должником могут выступать разные категории контрагентов. Именно на их принадлежности и строится классификация по типу должника.
Кто может быть должен компании:
- Покупатель – например, когда уже получил товар, но еще не внес оплату.
- Поставщики – вы уже перевели им оплату, но еще не получили товар.
- Государство – когда есть переплата по налогам, к примеру.
- Работники – когда получили от компании заем или аванс за еще невыполненную работу.
- Учредители – если, например, не внесли свою долю в уставной капитал.
Могут быть дебиторами и другие контрагенты, например, арендаторы помещения, которые не внесли платеж за прошедший месяц.
По вероятности погашения
Все долги гасятся по расписанию только в идеальном мире, а в бизнесе иногда случаются накладки. Именно для таких ситуаций предусмотрена классификация по вероятности погашения.
- Сомнительная дебиторская задолженность – долг могут погасить, а могут не погасить. Такой статус присваивается долгам, когда у должника нет средств для погашения, имущества для залога или банковской гарантии.
- Безнадежная – задолженность не будет оплачена, например, по причине банкротства должника.
С точки зрения управленческого учета, все эти классификации помогают понять, что делать с дебиторкой. Вариантов несколько: ждать погашения, списывать или продавать.
В некоторых случаях выгоднее списать или продать задолженность и не держать ее на балансе, чтобы не портить общую финансовую картину бизнеса. Особенно, если денежных средств в обороте не хватает, а шансов, что должник погасит задолженность в срок, мало.
Держите долги под контролем
Контролировать размер дебиторки и кредиторки поможет отчет «Задолженности» в Adesk. Он покажет, кому и сколько должны вы, а сколько – вам и сгруппирует данные по всему бизнесу или проектам.